Adresse mail privée pour sa collectivité, mauvaise pratique

Filed in Général by on 7 avril 2015 1 Comment

Article de la Gazette des Communes

96 % des mairies de moins de 1 000 habitants et 73% des moins de 3 500 habitants n’ont pas d’adresse e-mail professionnelle. La plupart d’entre elles ouvrent des boîtes normalement destinées à un usage privé. Une pratique courante qui cependant pose question en termes d’image, de sécurité et de conservation de l’information.

Nombre de petites collectivités ont ouvert une adresse chez Orange, Free, Gmail ou autre alors qu’elles recevaient un ou deux messages électroniques par semaine ou par mois… Depuis, les citoyens utilisent de plus en plus ce mode de communication en lieu et place du courrier classique, et les secrétaires de mairie relèvent leur boîte à lettres électronique au moins une fois par jour. Mais les collectivités ont souvent gardé leur adresse grand public. Ainsi, selon le “Baromètre de la dématérialisation 2014” réalisé par JVS Mairistem, éditeur de logiciels de gestion à destination des collectivité, 96 % des villes de moins de 1000 habitants n’ont pas d’adresse e-mail professionnelle, 73% des moins de 3 500 habitants. Or, utiliser une adresse e-mail privée compte de nombreux inconvénients.

« Les boîtes e-mails privées sont associées à un certain amateurisme qui peut porter préjudice. A l’heure où le phishing est omniprésent, les nouveaux correspondants peuvent se méfier d’adresses e-mails non officielles. En effet, aujourd’hui, n’importe qui peut ouvrir une adresse de type ! », souligne Yann Duverdier, directeur marketing de JVS Mairistem.

Archivage

Lorsque les conseillers municipaux utilisent une adresse personnelle pour communiquer avec des administrés, partenaires ou prestataires, la collectivité n’a pas de trace des courriers qui pourraient être engageants, et donc devraient être archivés. Car la définition des archives issue du code du patrimoine est suffisamment large pour que l’on puisse considérer que les courriels constituent des archives publiques. De plus, lorsqu’un élu part, la collectivité n’a plus accès aux informations. « En mettant un e-mail professionnel à disposition de tous les agents et élus de la mairie, cette dernière garde le contrôle. Le conseiller municipal quitte la commune ? Pas ses e-mails », explique Yann Duverdier.

C’est d’autant plus important que les e-mails ont une valeur juridique. L’ordonnance du 8 décembre 2005 prévoit qu’une collectivité « peut répondre par voie électronique à toute demande d’information qui lui a été adressée par cette voie par un usager ou par une autre autorité administrative. » Elle impose également l’envoi d’un accusé de réception ou d’enregistrement.

Suspension du service

Utiliser une messagerie gratuite est aussi risqué. En général, les fournisseurs de ces adresses stipulent dans les conditions générales qu’elles sont à usage privé et que le service peut être suspendu. A l’inverse, avec une messagerie professionnelle, un contrat est établi avec l’hébergeur. Il prévoit des délais maximum de rétablissement du service en cas de dysfonctionnements, peut stipuler que les données doivent être hébergées en France… Yann Duverdier estime également que la confidentialité des adresses grand public peut-être sujette à caution : « une bonne partie des fournisseurs de messageries gratuites scrute le contenu des e-mails pour afficher des publicités ciblées. »

Autant de raisons pour professionnaliser son adresse e-mail.

Changer d’e-mail est simple

Il est tout à fait possible de changer d’adresse e-mail et de basculer sur une adresse professionnelle. « Un nom de domaine, avec une dizaine d’adresses e-mail et tous les outils collaboratifs tels que des agendas et annuaires partagés, coûte moins de 100 euros par an », affirme Yann Duverdier. Il n’y a pas besoin d’avoir un serveur, car ces messageries sont hébergées par le fournisseur.

Pour changer d’adresse il faut :

  • Déposer son nom de domaine du type @nomdelacommune.fr.

Quelques collectivités se sont fait cybersquatter leur nom de domaine. Cela est relativement rare, mais oblige à négocier pour le racheter. Il en a coûté 3500 euros à une collectivité qui n’avait pas pensé à renouveler son nom de domaine à temps.

  • Rattacher plusieurs adresses e-mail à ce nom de domaine.

Disposer de plusieurs adresses permet de créer des adresses génériques pour les commissions de travail, pour identifier les services municipaux par thématiques comme les affaires scolaires, l’état civil, les travaux, les manifestations etc.

  • Rediriger automatiquement les messages reçus sur son ancienne adresse sur la nouvelle.
  • Alerter par l’envoi d’un message automatique, en retour d’e-mail, ses interlocuteurs du changement d’adresse.

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